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  • Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage, insbesondere dann, wenn die Buchführung nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah erfolgt. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.

    Für Unternehmen:

    Die AWV stellt für Unternehmen eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage mit Anwendungshinweisen als PDF-Version (pdf, 1,1 MB) zur Verfügung.

    Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht außerdem eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Gundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.
  • Das Thema Datenschutz ist ein wichtiger Punkt in der Dokumentation. So steht dem Betroffenen (Kunden) jederzeit das Recht über eine Auskunft zu.

    Mit dieser Dokumentenvorlage erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Punkte in der Datenschutzauskunft nach §34 BDSG.

    Nach §34 Datenschutzgesetz hat:
    Die verantwortliche Stelle hat dem Betroffenen auf Verlangen Auskunft zu erteilen über
    1.die zu seiner Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten beziehen,
    2.den Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und
    3.den Zweck der Speicherung.
    Der Betroffene soll die Art der personenbezogenen Daten, über die Auskunft erteilt werden soll, näher bezeichnen. Werden die personenbezogenen Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung gespeichert, ist Auskunft über die Herkunft und die Empfänger auch dann zu erteilen, wenn diese Angaben nicht gespeichert sind. [...]
    (1a) Im Fall des § 28 Absatz 3 Satz 4 hat die übermittelnde Stelle die Herkunft der Daten und den Empfänger für die Dauer von zwei Jahren nach der Übermittlung zu speichern und dem Betroffenen auf Verlangen Auskunft über die Herkunft der Daten und den Empfänger zu erteilen. [...]
  • In jedem Unternehmen werden EDV-Systeme eingesetzt. Dabei sind die Unternehmen heutzutage fast immer von der Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der EDV abhängig. In kaum einem Unternehmen kann ohne das EDV-System der normale Geschäftsbetrieb ungehindert weitergeführt werden.

    Zur Beurteilung von Gefährdungen ist die Risikoanalyse ein weit verbreitetes und auf vielen Fachgebieten angewendetes Verfahren. Bei einer klassischen Risikoanalyse wird das Risiko in Abhängigkeit von der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Schadensereignisses und der möglichen Schadenshöhe definiert.

    Mit dieser Risikoanalyse Vorlage können Sie Ihr eigenes Risikomanagement aufbauen.
    Die Vorlage enthält bereits erste Beispiele, so dass Sie diese leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.
    Das Dokument erhalten Sie im Word-Format (.doc).